Online rezervace – návod pro provozovatele

1. Co rezervace umí

Zákazník si na vašem webu sám vybere termín, vyplní kontakt a rezervace je hotová – bez telefonování a bez čekání na potvrzení. Vy máte všechny rezervace přehledně v administraci, i na mobilu.

Všechno najdete v administraci webu v horním menu Rezervace. Úvodní stránka sekce ukazuje rezervace na dnes a zítra a rychlé odkazy na všechny části.

2. První nastavení krok za krokem

Než rezervace zapnete na webu, projděte tyto kroky. Pořadí má smysl – každý krok navazuje na předchozí.

1. Nastavení – kam chodí upozornění, jak dopředu lze rezervovat, lhůta pro zrušení, připomínky. Podrobnosti
2. Pracovníci a jejich pracovní doba – bez pracovní doby pracovník nebude mít žádné volné termíny. Podrobnosti
3. Pauzy po službě – jen pokud potřebujete čas na úklid mezi zákazníky. Podrobnosti
4. Služby – co zákazník může objednat, jak dlouho to trvá a kdo to dělá. Podrobnosti
5. Lekce nebo rozvrh lekcí – jen pokud nabízíte skupinové lekce. Podrobnosti
6. Texty e-mailů – výchozí texty fungují hned, můžete si je ale upravit. Podrobnosti
7. Rezervace na webu – formulář vloží správce webu (nebo vy) na stránku webu. Podrobnosti
8. Vyzkoušejte si to – udělejte si na webu zkušební rezervaci a pak ji zrušte odkazem z e-mailu.

3. Nastavení rezervací

Rezervace → Nastavení. Dokud nic neuložíte, platí výchozí hodnoty uvedené v tabulce.

4. Pracovníci, pracovní doba a volno

Rezervace → Pracovníci. Pracovník je každý, u koho se lze objednat – kadeřnice, masér, ale i lektor skupinových lekcí. Jeden člověk může dělat obojí.

Údaje pracovníka

• Jméno – zákazník ho uvidí při výběru, u koho se objednat.
• E-mail (nepovinný) – pracovník na něj dostane upozornění na své rezervace.
• Aktivní – neaktivní pracovník se na webu nenabízí (např. dlouhodobá nemoc), jeho rezervace ale zůstávají.
• Pořadí – v jakém pořadí se pracovníci nabízejí. Při volbě „kdokoli“ dostane rezervaci první volný v tomto pořadí.

V přehledu pracovníků uvidíte štítek „bez pracovní doby“ – takový pracovník zatím nemá žádné volné termíny.

Pracovní doba

U pracovníka tlačítko Pracovní doba. Pro každý den v týdnu zadáte jeden nebo více intervalů, třeba 9:00–12:00 a 13:00–17:00 (polední pauza).

• Další interval přidáte vyplněním prázdného řádku pod dnem a uložením – pak se objeví další prázdný řádek.
• Smazání intervalu = vymažte oba časy a uložte.
• Den bez intervalu je volný.
• Intervaly téhož dne se nesmí překrývat – systém vás upozorní.

Volno a výjimky

U pracovníka tlačítko Volno a výjimky. Dvě možnosti:

• Volno – dovolená, nemoc, školení. Zadáte datum od a do (pro jeden den stačí datum od). V těchto dnech pracovník nemá žádné termíny.
• Jiná pracovní doba – jeden konkrétní den pracuje jinak než obvykle, např. ve čtvrtek jen 10:00–14:00. Tento čas nahradí běžnou pracovní dobu toho dne. Potřebujete víc intervalů? Přidejte víc záznamů na tentýž den.

Smazání pracovníka

Pracovníka s budoucími rezervacemi nebo lekcemi smazat nejde – rezervace by ztratily, u koho jsou. Buď je nejdřív zrušte, nebo pracovníka jen nastavte jako neaktivního.

5. Pauzy po službě

Rezervace → Pauzy po službě. Nabídka pauz, které můžete přiřadit službě – čas na úklid, dezinfekci nebo přípravu před dalším zákazníkem (např. 5, 10, 15 minut).

• Zákazník pauzu nevidí, jen se po službě nenabízí další termín.
• Možnost „Bez pauzy“ je u služby vždy, nemusíte ji zakládat.
• Když pauzu z nabídky smažete, služby, které ji už mají, si ji ponechají.

6. Služby

Rezervace → Služby. Služba je to, co si zákazník objednává individuálně.

7. Skupinové lekce

Rezervace → Lekce. Lekce je konkrétní termín (např. jóga ve středu 21. 10. v 18:00), na který se přihlašuje víc lidí.

Účastníci a úpravy lekce

• Po kliknutí na lekci vidíte účastníky a obsazenost (např. 3 / 10). Kliknutím na účastníka otevřete detail jeho rezervace.
• Přidat účastníka – např. kdo se přihlásil telefonem. Tady můžete zapsat i víc míst, než povoluje web; kapacitu ale překročit nejde.
• Změna data nebo času se přenese i do rezervací účastníků. Systém je ale e-mailem neupozorní – dejte jim vědět sami.
• Kapacitu nejde snížit pod počet už obsazených míst.
• Kopie lekce předvyplní novou lekci o týden později – stačí upravit datum a uložit.

Zrušení lekce

Tlačítko Zrušit lekci zruší lekci i všechny rezervace na ni. Volba „Poslat upozornění všem přihlášeným“ je předem zaškrtnutá – přihlášení s e-mailem dostanou zprávu o zrušení. Lekci, na kterou se někdo přihlásil, smazat nejde, jen zrušit (zůstane v historii).

8. Rozvrh lekcí

Rezervace → Rozvrh lekcí. Pro lekce, které se pravidelně opakují – např. „každé úterý a čtvrtek 18:00 jóga“. Místo zakládání každé lekce zvlášť je z rozvrhu vygenerujete najednou.

1. Přidejte položku rozvrhu – název, dny v týdnu (můžete zaškrtnout víc), čas, kapacita, lektoři, cena.
2. Vygenerujte lekce – zvolte období (výchozí jsou 4 týdny, najednou nejvýš rok) a klikněte na Vygenerovat lekce. Uvidíte souhrn: kolik lekcí vzniklo a které termíny se přeskočily.
3. Prodlužujte – když se blíží konec, vygenerujte další období. Formulář sám nabídne období navazující na poslední vygenerovaný den.

• Vygenerované lekce jsou běžné lekce – upravujete a rušíte je jednotlivě v části Lekce (mají štítek „z rozvrhu“).
• Termín, který už jednou vznikl, se znovu nevytvoří – zrušená lekce se dalším generováním nevrátí a opakované generování nic nezdvojí.
• Termín, kdy má lektor jinou rezervaci nebo lekci, se přeskočí a uvidíte ho v souhrnu.
• Změna rozvrhu (jiný čas, kapacita…) platí jen pro další generování. Už vytvořené lekce se nemění, aby se nepřepsaly vaše úpravy a nepřesunuly rezervace zákazníků.
• Smazáním položky rozvrhu vygenerované lekce nezmizí.

9. Přehled rezervací

Rezervace → Přehled rezervací. Tady máte všechny rezervace a lekce na jednom místě.

• Den / Týden / Měsíc – přepínání pohledu. Šipkami se posouváte, tlačítkem Dnes se vrátíte.
• Den ukazuje i pracovní dobu pracovníků toho dne.
• Měsíc ukazuje kalendář s počty: 3 = počet rezervací, 1 = počet lekcí. Kliknutím na den otevřete jeho detail. Pod kalendářem jsou vypsané jen dny, kdy něco je.
• Filtr pracovníka – jen rezervace a lekce jednoho pracovníka.
• i zrušené – zobrazí i zrušené rezervace (přeškrtnuté).
• U dne vidíte souhrn, např. „2 rez. · 1 lekce“. Do rezervací se počítají rezervace služeb i přihlášení na lekce; prázdná lekce se jako rezervace nepočítá.
• Tlačítka Přidat rezervaci a Přidat lekci rovnou předvyplní datum, které si prohlížíte.

Značky u rezervací

Detail rezervace

Kliknutím na rezervaci uvidíte službu, termín, pracovníka, kontakt na zákazníka (telefon a e-mail lze rovnou otevřít), poznámku, odkud rezervace přišla a stav připomínky – odeslána, kdy odejde, nebo proč neodejde.

10. Rezervace po telefonu

V přehledu tlačítko Přidat rezervaci. Zadáte službu, pracovníka, datum, čas a jméno zákazníka. Telefon a e-mail jsou nepovinné.

• Na rozdíl od webu tu neplatí „nejdříve / nejpozději“ ani limit na zákazníka – můžete zapsat i dodatečně.
• Mimo pracovní dobu systém rezervaci nejdřív odmítne a nabídne zaškrtávátko „Přesto uložit“ – aby se čas mimo provoz nezadal omylem.
• Překrývat se s jinou rezervací pracovníka (včetně pauzy) nesmí nikdy.
• Má-li zákazník e-mail, může dostat potvrzení s odkazem na zrušení (volba je předem zaškrtnutá).
• Na lekci přidáte zákazníka v detailu lekce – Přidat účastníka.

11. Zrušení rezervace

Zákazník sám

V potvrzovacím e-mailu je odkaz na zrušení. Zákazník na něm uvidí svou rezervaci a zruší ji tlačítkem. Funguje do lhůty z nastavení (výchozí 24 hodin předem); později se mu ukáže váš kontakt. Vy i pracovník dostanete upozornění a termín se hned uvolní pro další zákazníky.

Vy v administraci

V detailu rezervace tlačítko Zrušit rezervaci. Volba „Poslat zákazníkovi e-mail o zrušení“ je předem zaškrtnutá. Nemá-li zákazník e-mail, administrace vás upozorní, abyste mu dali vědět jinak. Zrušená rezervace zůstává v historii.

12. E-maily a připomínky

Systém posílá tyto e-maily:

Úprava textů

Rezervace → Texty e-mailů. Každý e-mail má předmět a text. Do textu můžete vložit značky, které se nahradí údaji rezervace:

Upravený text má štítek „upravený“ a zaškrtnutím Vrátit výchozí text se kdykoli vrátíte k původnímu.

Připomínky – kdy odejdou a kdy ne

• Připomínka odejde jen jednou.
• Neodejde, pokud zákazník rezervoval až v době, kdy už se připomínky neposílají (např. rezervace na zítřek dnes večer při připomínce 24 h předem) – právě dostal potvrzení.
• Neodejde zákazníkovi bez e-mailu a neodejde, když máte připomínky v nastavení vypnuté (0 hodin).
• Když se ji nepodaří odeslat (např. překlep v e-mailu), systém to zkusí znovu, nejvýš pětkrát. V přehledu to poznáte podle žlutého trojúhelníku ⚠.

13. Rezervace ve vašem kalendáři

Každý pracovník může mít rezervace ve svém Google nebo Apple kalendáři (v telefonu i počítači).

1. V Rezervace → Pracovníci otevřete pracovníka a v části Kalendář pracovníka (iCal) klikněte na Vytvořit odkaz.
2. Google kalendář: v počítači Další kalendáře → + → Z adresy URL → vložte odkaz.
   Apple kalendář / iPhone: klikněte na Otevřít v kalendáři, nebo v Kalendáři: Soubor → Nový odběr kalendáře → vložte odkaz.
3. V kalendáři se objeví rezervace služeb pracovníka a lekce, které vede (i se jmény přihlášených).

• Kalendář je jen pro čtení – rezervace v něm měnit nejde, jen v administraci.
• Kalendáře se aktualizují se zpožděním podle aplikace – Google i několik hodin. Pro aktuální stav vždy platí administrace.

14. Rezervace na webu – co vidí zákazník

Rezervační formulář se vkládá na stránku webu jako prvek typu Formulář. Ke stránce můžete připsat vlastní text (otevírací dobu, adresu, pokyny). Na výběr jsou tři varianty:

Rezervace služby

• Máte-li jen jednu službu nebo jednoho pracovníka, systém ten krok přeskočí.
• Zákazník listuje po týdnech. Nabízí se jen skutečně volné časy podle pracovní doby, volna, rezervací a nastavení „nejdříve / nejpozději“.
• Ve formuláři je povinné jméno, e-mail, telefon a souhlas se zpracováním osobních údajů; poznámka je volitelná.

Rezervace lekce

• Plná lekce je označená „plno“ a rezervovat nejde.
• Zákazník si vybere počet míst – nejvýš kolik dovoluje lekce a kolik zbývá.

15. Kdo co smí v administraci

Rezervace mají v nastavení práv správců vlastní oblast Rezervace. Výchozí role:

• Ředitel a Administrátor – všechno.
• Asistent (např. recepce) – vidí, přidává a upravuje, ale nemůže mazat. Rezervace zrušit může (zrušení není smazání, zůstává v historii).

Odkazy na části, kam správce nemá přístup, a tlačítka pro přidání rezervace a lekce se mu nezobrazují. U ostatních akcí (např. mazání) ho administrace upozorní, že na ně nemá právo. Práva lze upravit v Nastavení → Role správců.

16. Osobní údaje zákazníků

• Zákazník při rezervaci potvrzuje souhlas se zpracováním osobních údajů s odkazem na zásady ochrany osobních údajů vašeho webu.
• Po nastavené době (výchozí 12 měsíců od termínu) systém sám smaže jméno, e-mail, telefon a poznámku. Rezervace zůstane jako „Anonymizováno“ kvůli statistice.
• Dobu uchování si nastavíte v Nastavení. Musí odpovídat tomu, co uvádíte v zásadách ochrany osobních údajů na webu.

17. Časté otázky

Zákazník píše, že nevidí žádné volné termíny.

Zkontrolujte, že pracovník je aktivní a má pracovní dobu (v přehledu pracovníků by měl štítek „bez pracovní doby“), že je u služby vybraný a služba je aktivní. Pamatujte i na nastavení „Nejdříve“ – termíny dřív než za tento počet hodin se nenabízejí.

Jdu na dovolenou. Co mám udělat?

V Pracovníci → Volno a výjimky přidejte volno od–do. Rezervace, které už na tu dobu jsou, zůstanou – projděte je v přehledu a případně je zrušte s e-mailem zákazníkovi.

Jeden den budu pracovat jen dopoledne.

Přidejte výjimku „Jiná pracovní doba“ na ten den, např. 8:00–12:00. Nahradí běžnou pracovní dobu jen toho dne.

Potřebuji přesunout lekci na jiný čas.

Upravte datum a čas v detailu lekce. Rezervace účastníků se přesunou s ní, ale e-mail jim neodejde – dejte jim vědět sami (kontakty vidíte u účastníků).

Chci přesunout rezervaci služby na jiný termín.

Přesun zatím neexistuje: rezervaci zrušte (bez e-mailu, pokud jste se se zákazníkem domluvili) a zapište novou přes Přidat rezervaci – zákazník může dostat nové potvrzení.

Jak poznám, že zákazník dostal připomínku?

V přehledu má rezervace zelenou obálku ✉, v detailu rezervace je přesný čas odeslání – nebo důvod, proč připomínka neodejde.

Někdo si zabírá příliš mnoho termínů.

U služby nebo lekce zapněte „Omezit počet rezervací na jednoho zákazníka“.

Můžu nechat zákazníky platit online?

Zatím ne – cena u služby a lekce je jen informace, platí se na místě.

Nechci už nějakou službu nabízet.

Nastavte ji jako neaktivní. Smazat ji jde až ve chvíli, kdy nemá žádné budoucí rezervace.

↑ zpět nahoru · všechny návody